Vratili se s godišnjeg, napunili ste baterije, spremni ste za novi radni interval. Jeste li? Ponekad povratak na posao može biti prilično stresan. Stol pun papira, inbox pun mailova, a u isto vrijeme, kolegica otišla na svoj godišnji i sad bi vi morali raditi sa 150 posto učinkovitosti.
Kako pokrenuti svoje potencijale, razbuditi nergiju i odraditi sve to? Dan ima samo 24 sata i vrlo vjerojatno će tako i ostati. Dakle, unutar ta 24 sata moramo naći vremena da spavamo, jedemo, radimo, služimo tehnologijama, koje nam ‘pomažu’, služimo poslovnim i privatnim obvezama.
Kako povećati učinkovitost?
Postavljenjem prioriteta. Prvo je potrebno izdvojiti ono važno i bitno, a onda se na to fokusirati. Popišite sve obaveze i istaknite najbitnije. Ključ povećanja učinkovitosti je kvalitetno upravljanje vremenom jer se radi o ograničenom i nepovratnom resursu kojeg treba što bolje iskoristiti i dosegnuti svoj puni potencijal. Neke studije pokazuju da se kreativni kapaciteti osobe dobrom organizacijom vremena mogu utrostručiti. U organizaciji svog vremena ste sam svoj gazda, osim možda dijela radnog vremena, ali opet i ono može biti bolje organizirano i polučiti vašu veću radnu učinkovitost, ako ste kvalitetno organizirani. Važno je izdvojiti ono što je važno, bitno i hitno, od onoga što to nije. Pronađite svoje prioritete i ne gubite vrijeme na nevažne stvari.
Postoje i zalihe vremena
Svi smo barem jednom pomislili, kad bi dan barem trajao 30 sati, kad bi bar imali malo više vremena. Ali zapravo imamo više vremena, imamo ‘vremenske džepove’. Razmislite samo koliko puta u danu negdje nešto čekate. Čekate u redu, čekate na liniji, čekate u trgovini, na pošti… Pa nemojte čekati. Iskoristite vrijeme čekanja za odgovaranje na mailove, za obavljanje poziva, za čitanje, za pisanje kratke zabilješke koja će vam poslužiti kasnije za nešto važno.
Što možete odrađujte paralelno
Iako neki smatraju da je obavljanje više poslova istovremeno jednako neučinkovito jer gubite koncentraciju. Mišljenja sam da neke poslove možete kvalitetno raditi paralelno i tako bolje iskoristiti vrijeme. Primjer u uredu: stavili ste na printanje gomilu dokumenata i to će potrajati xy minuta. Vi ne morate sjediti na mjestu i buljiti u printer da bi to printer isprintao, jelda? Tih par minuta iskoristite za nešto drugo. Ako ništa drugo, pospremite stol i pobacajte suvišne papire. Primjer izvan ureda: Trebate obaviti više stvari odjednom.
Organizirajte obilazak da se obaveze vežu jedna na drugu, da su si blizu, a ako negdje nešto trebate pričekati, otiđite prvo tamo, ostavite što trebate i na kraju se vratite po to što trebate pokupiti, a vrijeme “čekanja” iskoristite za obavljanje drugih stvari. Smanjite ‘prazan hod’. Na taj način, uštedjeli ste možda pola sata ili sat vremena u danu, a to je odlično.
Eliminirajte suvišno
Maknite iz svog dana sve što je suvišno i što nam nepotrebno oduzima vrijeme i energiju, eliminirajte obaveze koje vam nisu važne, razgovore koji vam nisu bitni, skratite kradljivce vremena, fokusirajte se na važno i bitno. Isto tako, imajte na umu da neke stvari koje su hitne, možda uopće nisu bitne. Naučite ih prepoznati.
Upravljajte svojom energijom
Stručnjaci preporučaju da je za bolju učinkovitost potrebno samo bolje upravljati vlastitom energijom. Po meni, organizacija vremena i upravljanje osobnom energijom su povezane. Kad dobro upravljate vremenom, bit ćete sigurniji, zadovoljniji i imat ćete više motivacije/energije za nove zadatke i tako će se povećati vaša učinkovitost.
No, povećati motivaciju i energiju možete još pozitivnim stavom, vježbanjem, zdravom prehranom i kvalitetnim odmorom. Pronalaženje vremena za ‘punjenje’ baterija, odmor, odmak od svega, vježbanje, uklonit ćete stres i omogućiti vam da kad radite, radite kvalitetnije i brže. Dakle odmor je bitna stavka u upravljanju vremenom i vašom energijom.
