Mnogo puta primijenjeni ton može rezultirati time da vaša neformalna poruka bude protumačena kao nepristojna ili agresivna...
Tekstualne poruke su brze i praktične, te nam omogućuju da
ostanemo u gotovo stalnom kontaktu tijekom dana. Međutim,
istraživanja pokazuju da na taj način često propuštamo
neverbalne znakove koji nam pomažu da istinski razumijemo
jedni druge, piše Best
Life.
“Poruke, poput e-pošte, ne dolaze s tonom korisnika, pa je na
čitatelju da ga primijeni”, objašnjava Jules Hirst,
osnivačica tvrtke Etiquette Consulting. “Mnogo puta
primijenjeni ton može rezultirati time da vaša neformalna poruka
bude protumačena kao nepristojna ili agresivna.”
Zapravo, dr. sc. Albert Mehrabian, profesor na UCLA-i, utvrdio je
da se otprilike 58 posto komunikacije prenosi govorom tijela, 35
posto drugim znakovima kao što su ton, visina i naglasak, a samo
sedam posto kroz stvarne izgovorene riječi. Dakle, lako je
vidjeti kako biste na kraju mogli izazvati uvredu ili zbunjenost
kada tih neverbalnih znakova nema. Pitate se koje bi od vaših
poruka mogle biti bezobrazne, a da toga niste svjesni?
Čitajte dalje kako biste saznali kojih šest poruka djeluju
dovoljno “pristojno”, a zapravo su uvredljive.
‘Ok’ ili ‘U redu’: Prema Jodi RR Smith, osnivaču tvrtke
Mannersmith Etiquette Consulting, tekstualne poruke najbolje je
koristiti za jednostavnu logističku razmjenu. “Budući da je
slanje poruka asinkrono i bez tona, idealno je razmjenjivati
objektivne detalje”, kaže ona. Neki primjeri uključuju
obavještavanje nekoga da ste stigli ili pisanje detalja
budućih planova. Međutim, povremeno te kratke, naizgled bezazlene
bilješke mogu odavati pasivno-agresivni ton – čak i kada poruka
izražava slaganje. “Iako bi poruka trebala biti brza,
neformalna poruka, odgovori od jednog slova malo su prebrzi i
neformalni”, kaže Hirst. “Ovo može funkcionirati za nekog od
vaših prijatelja, ali ne biste ga trebali koristiti za posao,
posebno sa svojim šefom ili klijentom. Napišite svoj odgovor,
poput ‘U redu, hvala’ ili ‘To mi odgovara.’”
“Nisam siguran jeste li vidjeli moju posljednju
poruku…”: Ako je netko ostavio vašu poruku samo
pročitanu, možda mislite da je u
redu poslati ovakvu poruku. Međutim, osim ako se
ne radi o kroničnom problemu, Hirst kaže da je nepristojno
skrenuti pozornost na propust. “Slanje poruka može biti brzo.
Ponekad se poruke promaše”, objašnjava ona. “Pitati jesu li
vidjeli vašu posljednju poruku napadno je i nepristojno.
Dopustite osobi neko vrijeme da vidi vašu poruku i odgovori.”
“Mogu li te pitati nešto?”: Još jedna stvar koju trebate
izbaciti iz svog stila komunikacije je nepotrebno nadopunjavanje
vaše izjave ili pitanja. “Ako imate pitanje, postavite ga. Već
imate broj osobe – nepristojno je razvlačiti ga”, kaže Hirst.. To
je također prazna gesta – u većini slučajeva, osoba koja prima
poruku osjećat će se nelagodno kad kaže “ne”. Uz to, čak i
kada prijeđete ravno u srž stvari, ograđivanje vašeg jezika može
ublažiti ton vašeg teksta, kaže Laura Windsor, osnivačica Laura
Windsor Etiquette & Protocol Academy. “Dodajte objašnjenje,
dodajte više konteksta, koristite omekšivače kao što su ‘nekako’
ili ‘malo’”, savjetuje ona.
“Hej što ima?”: Vama se ovaj poruka može činiti kao
nevin način da provjerite prijatelja, ali budući da poruci
nedostaje bilo kakav pravi sadržaj, na drugu stranu stavlja teret
da započne razgovor. To se može shvatiti kao nepristojno ili
dosadno. Ponekad sam medij potiče takvu lijenu komunikaciju, zbog
čega Smith predlaže širenje. “Slanje poruka nije naša jedina
opcija i nije uvijek naša najbolja opcija – imamo toliko mnogo
načina da se povežemo”, kaže ona. Pokušajte se sastati licem u
lice, pisati pisma ili razglednice, sjesti i napisati potpuniju
e-poštu ili umjesto toga odvojite vrijeme za videopoziv.
“Možemo li razgovarati?”: Neki razgovori jednostavno nisu
namijenjeni slanju poruka. Konkretno, uvijek biste trebali
razgovarati osobno ili preko telefona ako sumnjate da biste mogli
izazvati emocionalni odgovor od druge osobe. “Nemojte se skrivati
iza poruke kada biste stvarno trebali voditi pravi
razgovor”, kaže Smith. “Ti razgovori uključuju prekid veze s
bliskom osobom, davanje kritičkih povratnih informacija ili bilo
kakvu vrstu kreativnog razmišljanja.”
Poruke koje nemaju definiran početak ili kraj: Postoji mnogo
načina da prenesete svoj entuzijazam putem poruke, uključujući
promišljenu interpunkciju i emojije. Međutim, Windsor kaže da se
također trebate sjetiti započeti i završiti razgovore namjerno,
kako biste pokazali da netko ima vašu punu pozornost dok ste u
komunikaciji. “Kakva god bila poruka, ako ne koristite uobičajenu
uljudnost – pozdrav na početku poruke i zahvalu ili drugu
uslužnost kada završite, poruka koju pošaljete izgledat će
nepristojna (baš kao i interakcija licem u lice)” savjetuje ona.