Jeste li se ikada zapitali koja je razlika između ljudi koji vode produktivne i onih koji vode kaotične živote? Odgovor ne leži u količini opterećenja koje nam obiteljske i poslovne obaveze nameću, nego u načinu na koji se s tim obavezama nosimo.
Postoje stvari koje organizirani ljudi rade drugačije: razmišljaju i nose se s onim stvarima koje treba obaviti na drugačiji način. Neorganizirani ljudi često u život i posao unose kaos pomoću sljedećih ponašanja:
1) Koriste pamćenje umjesto zapisivanja
Mozak je nevjerojatan organ sposoban za apstraktno razmišljanje, kreativnost, ideje i zapravo je šteta koristiti ga kao skladište podsjetnika na banalne stvari kao što su popisi za kupovinu ili zapisnici sa sastanaka. Papirnate ili elektronske bilješke su puno prikladnije za takve zadatke. Kad počnete zapi sivati sve čega se trebate sjetiti oslobodit ćete nevjerojatnu kreativnu energiju vašeg uma za nove i deje.
2) Odgađaju odluke o tome što učiniti sa stvarima koje im uđu u život
Često se opiremo donošenju odluka pa bile one i banalne. Zato o stvarima o kojima smo trebali razmišljati samo jednom – razmišljamo ponovo i ponovo kako ne bismo trebali donijeti odluku. I stvari se zbog toga počnu gomilati: imamo pretrpane sandučiće epošte, hrpe starih časopisa u dnevnoj sobi sa člancima koje smo htjeli ponovo pročitati i središnju ladicu u radnom stolu koja je toliko puna da se u nju bojimo zaviriti. O svemu je potrebno razmisliti sam o jednom i odlučiti: trebam li nešto napraviti s ovim (i do kad) ili je ovo za arhiviranje ili pak za smeće. Nema četvrtog…
3) Obavljaju više zadataka odjednom
Tzv. multitasking je popularna zabava onih koji žele izgledati super zaposleno, no za pravu produktivnost potreban je fokus. Kad se usmjerimo na jednu vrstu zadatka gubimo puno manje vremena za dolazak do optimalne produktivnosti. Brojne studije pokazuju da prekidi remete koncentraciju i broj uspješno obavljenih zadataka u jedinici vremena. Produktivni ljudi rade usmjereno.
4) Ne odvoje vrijeme za planiranje i organiziranje
Produktivni ljudi o zadacima i prioritetima razmišljaju strateški. No da bismo se bavili idejama o tome što želimo postići i koji su nam tjedni, godišnji ili životni ciljevi potrebno je odvojiti v rijeme. U svoj sustav za osobnu organizaciju trebate gledati onoliko koliko je potrebno da ostanete u tijeku sa stalnim promjenama no najmanje jednom tjedno treba odvojiti sat – dva za planiranje. Ulaganje će se brzo vratiti povećanom produktivnošću.
5) Ne razmišljaju proaktivno o ciljevima i prioritetima
Često se dogodi da funkcioniramo potpuno u reaktivnom modu: ono što se zadnje pojavilo i što ima najveći emocionalni naboj postaje prioritet dok životne ciljeve stavljamo na čekanje za neka bolja vremena. Dogodi se da ta bolja vremena nikad ne dođu i da život jednostavno prolet i pored nas. Kažu da na samrtnoj postelji ljudi uglavnom ne žale što nisu provodili više vremena u uredu. Pazite da život ne prođe pored vas!
